5S: METODOLOGIA PARA MAIOR ORGANIZAÇÃO E PADRONIZAÇÃO EM AMBIENTES DE TRABALHO

 em Suljett do Brasil

O 5S surgiu no Japão em meados de 1950, após a Segunda Guerra Mundial, com o propósito de ajudar as empresas do país a se recuperarem e se reorganizarem durante a crise pós-guerra. Há controversas sobre quem foi o criador da técnica, algumas referências mencionam que ela foi desenvolvida por Hiroyuki Hirano, entretanto a maioria dos estudos apontam que o 5S surgiu das idealizações de Kaoru Ishikawa.

O termo 5S é o acrônimo de 5 palavras japonesas que são conhecidas como sensos. Senso vem do latim “sensu” que significa discernimento, ato de raciocinar, atenção. Dessa forma, para o 5S, senso é a capacidade de discernir e manter a atenção sobre determinados pontos dentro da organização. Cada um desses sensos possui um objetivo e trata de algum problema ou desafio.  Nesse sentido, o 5S aborda os seguintes sensos: Seiri, SeitonSeisoSeiketsu e Shitsuke. De forma resumida, esses objetivos são:

Senso (em japonês) Significado do senso Objetivo
Seiri (整理) Utilização Eliminar o que não é útil separando o necessário do desnecessário e descartando o que for supérfluo
Seiton (整頓) Organização Organizar o ambiente de trabalho arrumando as coisas no seus lugares adequados para uso
Seisō (清掃) Limpeza Cuidar da limpeza e higiene do ambiente de trabalho
Seiketsu (清潔) Padronização Elaborar padrões e procedimentos a serem seguidos em relação ao definido nos 3S anteriores (utilização, organização e limpeza)
Shitsuke (躾) Disciplina Incorporar no dia a dia os padrões e procedimentos definidos se comprometendo em manter os sensos na rotina de trabalho

É importante notar que há algumas variâncias em relação à tradução dos sensos, por exemplo, Shitsuke pode ser traduzido como o “senso da autodisciplina”, Seiketsu como “senso de saúde” e Seiton como “senso de ordenação”. Entretanto, a essência é a mesma.

Quando utilizar?

Um ambiente de trabalho bagunçado e desorganizado compromete as entregas e produtividade dos colaboradores, além de ser um fator desmotivador para as equipes, pois pode acontecer, por exemplo, de os colaboradores chegarem para trabalhar e mal saberem onde estão suas ferramentas de trabalho, perdidas no meio de um caos desarrumado. Dessa forma, os colaboradores mal sabem por onde começar suas tarefas.

O principal objetivo do 5S é melhorar a vida no trabalho, eliminando o desperdício, esforços excessivos, problemas com higiene, limpeza e produtividade baixa; com isso, o local de trabalho se torna um ambiente propício para a produtividade. Além disso, em cenários onde criatividade, discussão e geração de conhecimento são essenciais, a implantação do 5S beneficia a construção de ideias pois ajuda os colaboradores a se concentrarem no que é vital ao invés de se preocuparem com buscar ferramentas ou instrumentos de trabalho, por exemplo.

As vantagens de implantar o 5S vão além, podemos citar:

  • Redução de custos: a falta de organização leva ao desperdício e ao acúmulo, consequentemente, com o 5S, a matéria-prima ou serviço serão melhor aproveitados. Além disso, o 5S possibilita um melhor gerenciamento de tempo e do espaço físico utilizado pelos colaboradores;
  • Melhoria na qualidade de produtos e serviços: um ambiente limpo e organizado induz à inovação incentivando práticas de melhoria além de estimular entregas de qualidade e a realização de um trabalho bem-feito;
  • Motivação dos colaboradores: a motivação é o combustível que move uma organização, um ambiente de trabalho com um clima organizacional agradável é fundamental para manter os colaboradores engajados e mais satisfeitos com o trabalho;
  • Segurança: a desorganização é uma das principais causas de acidentes de trabalho, a aplicação do 5S reduz probabilidade de ocorrências de acidentes, tornando o local mais seguro.

Implementação 1ª Etapa

Antes de iniciar a execução do processo de implantação do 5S, é interessante dividi-lo. A divisão da implantação pode ser por áreas ou setores da organização por exemplo; o que pode ajudar muito no processo, pois olhando para um cenário mais afunilado é possível realizar uma análise melhor, bem como identificar quais são as áreas ou setores mais críticos ou em quais áreas ou setores a implantação seria mais fácil.

A primeira etapa consiste em aplicar os 3 primeiros sensos, exatamente nessa ordem: Senso de Utilização -> Senso de Organização -> Senso de Limpeza. É muito importante trabalhar a implantação em ordem porque sem primeiramente descartar o que inútil ou supérfluo (utilização), comete-se o erro de organizar itens ou instrumentos inúteis para o trabalho e tornando a organização ineficiente (organização); e sem que as coisas estejam nos seus lugares apropriados, a limpeza e higiene se torna mais difícil, podendo ser até ineficaz em alguns casos (limpeza). A seguir são descritas algumas práticas para a implantação de cada um dos sensos.

Seiri (Senso de Utilização)

Uma prática interessante na implantação do Seiri (Senso de Utilização) é fazer uso de checklists com perguntas como: “Você usa este equipamento/ferramenta? Se sim, para que? Você precisa dessas duas ferramentas iguais? Se sim, por quê?” Questionamentos como esses trarão clareza para identificar tudo que é necessário ou não e se há algo supérfluo no local. É claro que as perguntas do checklist devem ser adaptadas ao cenário atual da organização.

Seiton (Senso de Organização)

O segredo da implantação do Seiton (Senso de Organização) é categorizar. Categorizando informações, equipamentos, ferramentas é possível organizar tudo de maneira mais fácil e intuitiva, de acordo com a necessidade de quem executa determinado processo na organização.

Seiso (Senso de Limpeza)

O Seiso (Senso de Limpeza) deve ser trabalhado arduamente. Não adianta contratar uma equipe terceirada de limpeza (ou até mobilizar o setor de limpeza interno) para colocar a “casa em ordem”, mas os colaboradores, na sua rotina de trabalho, não se preocuparem em colaborar com a limpeza do local. Muitas empresas organizam datas específicas para realizar faxinas maiores, conhecidas como o “Dia D”. É claro que datas como essas são importantes para trabalhar com a faxina, porém não serão eficazes se a cultura de higiene não for disseminada. Vale destacar que em algumas organizações, principalmente as alimentícias e voltadas à saúde, a higiene é algo fundamental para a execução dos processos e o atendimento dos padrões de exigidos.

Implementação 2ª Etapa

Depois, com os 3 primeiros sensos implantados, a segunda etapa deve ser iniciada, elevando o nível da implantação. Assim, o próximo passo seria a implantação do Senso de Padronização, padronizando e documentando o que foi feito nos 3Ss da etapa anterior. Em seguida, deve-se implantar o Senso de Disciplina para que tudo que foi feito até então perdure na organização.

Seiketsu (Senso de Padronização)

A implantação do Seiketsu (Senso de Padronização) tem como principal atividade a padronização e documentação do que foi definido. Entretanto, muita atenção deve ser dada à aplicação desse senso: não se deve sair documentando tudo, apenas o necessário. Não vai adiantar dezenas de processos, procedimentos e checklists complexos sem que ninguém os leia.

A forma de documentar requer atenção: diagramas e ilustrações intuitivas podem ser utilizadas para facilitar a compreensão da informação. É importante também deixar a informação disponível nos locais mais propícios para a sua utilização. Um outro alerta nesse senso é não tentar padronizar ações que não deram certo ou que não se aderem a forma de trabalho dos colaboradores, isso pode provocar um resultado contrário ao objetivo do senso.

Shitsuke (Senso de Disciplina)

Por fim, Shitsuke (Senso de Disciplina) acontece quando a cultura do 5S é vivida na organização. Um erro muito comum na aplicação desse senso é achar que ele acontece sozinho. Atividades de retroalimentação da consciência e cultura são cruciais para manter a disciplina ativa.

É importante destacar que este é o senso mais importante, pois não adianta ter os 4 outros sensos implantados se não houver disciplina para mantê-los em funcionamento. Os padrões e procedimentos devem ser trabalhados a fim de serem transformados em hábitos, para que assim a disciplina seja incorporada no dia a dia da organização.

É importante destacar que apesar de haver um senso específico para a disciplina, ela deve ser construída durante toda a implantação do 5S, para que as práticas se transformem gradativamente em cultura dentro da organização. Uma consciência desenvolvida e comprometimento são as chaves para o sucesso do 5S.

Nós aqui da Suljett do Brasil já utilizamos em nossos departamentos e o resultado sempre é positivo, maior organização e padronização nos ambientes de trabalho.

Acreditamos que esses elementos realmente são essenciais para aumentar a produtividade,  reduzir de custos, melhorar qualidade, garantir segurança e motivação dos colaboradores.

Mais uma dica pra você que aprecia boas práticas em seu ambiente de trabalho, no vídeo abaixo apresentamos um equipamento que nós da Suljett do Brasil representamos e que te entrega muitos elementos que discutimos neste post.

Fonte: ferramentasdaqualidade.org

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